Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

SC COMPUTER XXI SRL, CUI RO11955810, cu sediul în județul Bihor, Sântandrei, str. Unirii nr. 12, România, operează BasicFact. Contact pentru protecția datelor: office@softxxi.ro, telefon 0744 282 812, sau corespondență la sediu. Acesta este un contact pentru confidențialitate, fără a implica desemnarea unui responsabil cu protecția datelor.

Pentru conturi, relații comerciale proprii, suport și securitate, SC COMPUTER XXI SRL acționează ca operator. Pentru datele introduse de o firmă clientă despre partenerii și documentele sale, firma respectivă stabilește scopurile și este, de regulă, operator, iar furnizorul BasicFact prelucrează datele în numele acesteia potrivit contractului și instrucțiunilor. Politica nu înlocuiește acordul de prelucrare prevăzut de art. 28 GDPR sau informarea datorată de firma clientă.

2. Date, surse, scopuri și temeiuri

• Cont și acces: nume, prenume, email, telefon, firma reprezentată și date de autentificare, furnizate de utilizator sau administrator. Scop: cont, autorizare și administrarea serviciului. Temei: contract/demersuri precontractuale când persoana este parte (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR); interes legitim pentru administrarea accesului reprezentanților firmelor (lit. f).
• Contact și suport: date de contact și corespondență furnizate prin email, telefon ori solicitări. Scop: răspuns, asistență și relație comercială. Temei: contract/demersuri precontractuale sau interes legitim, după context.
• Securitate și audit: IP, identificatori de utilizator și cerere, momentul, contextul operațiunilor și istoricul modificărilor relevante, informații tehnice. Temei: interes legitim pentru securitate, prevenirea abuzurilor, diagnosticare, trasabilitate și apărarea drepturilor, cu respectarea drepturilor persoanelor.
• Facturarea propriilor servicii: date necesare documentelor comerciale și contabile ale SC COMPUTER XXI SRL. Temei: contract și obligații legale contabile și fiscale (art. 6 alin. (1) lit. b și c).

Pentru firmele cliente pot fi prelucrate nume, adrese, date de identificare și contact, facturi și încasări. Acestea provin de la utilizatori sau, la solicitarea lor, din ANAF și VIES. Datele unei firme sunt date personale în măsura în care identifică o persoană fizică, inclusiv un reprezentant sau PFA. Firma clientă stabilește temeiul și informarea pentru propriile operațiuni.

Documentele trimise prin email ajung la adresa partenerului înregistrată de firma emitentă; mesajul poate include numele utilizatorului și contactul firmei. Transmiterea către ANAF are loc potrivit funcțiilor activate și operațiunilor efectuate pentru firma clientă.

Datele necesare identificării, autentificării și autorizării sunt necesare serviciului; fără ele accesul sau funcțiile respective nu pot fi furnizate. Pentru suport sunt necesare date care permit răspunsul. Nu introduceți în câmpurile libere date sensibile sau copii de acte care nu sunt necesare.

Un consimțământ general „Accept GDPR” nu este temeiul acestor operațiuni. Dacă se introduce o prelucrare opțională bazată pe consimțământ, aceasta trebuie explicată separat, cu posibilitatea retragerii fără afectarea legalității prelucrării anterioare.

3. Destinatari și transferuri internaționale

În funcție de operațiune, datele pot fi accesibile utilizatorilor autorizați ai firmei, personalului autorizat pentru administrare și suport, furnizorilor de găzduire, baze de date, backup și email, destinatarilor documentelor, ANAF și altor autorități competente în condițiile legii, precum și consultanților pentru obligații legale sau apărarea drepturilor.

Găzduirea aplicației este asigurată de SmarterASP.NET, pe servere din Germania, potrivit informațiilor confirmate de operator. Sunt realizate copii de siguranță automate, o dată pe zi. Locația copiilor, durata păstrării, furnizorul și localizarea serviciului email și accesul pentru suport trebuie confirmate din configurația și documentele contractuale ale serviciilor utilizate.

Transferuri în afara SEE — de verificat: dacă există, trebuie precizate țările, destinatarii, decizia de adecvare sau garanțiile aplicabile potrivit capitolului V GDPR și modalitatea obținerii unei copii a garanțiilor. Nu declarăm că toate datele rămân în UE în lipsa verificării infrastructurii și contractelor.

4. Durata păstrării

Datele se păstrează raportat la scop și obligațiile aplicabile; existența unui cont sau jurnal nu justifică singură păstrarea nelimitată.

• Conturi și suport: cât timp sunt necesare relației și accesului, apoi numai pentru obligații legale ori apărarea drepturilor. Termenele după încetare și revizuirea conturilor inactive trebuie confirmate.
• Documente contabile: art. 25 din Legea nr. 82/1991 prevede, ca regulă generală, 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Se verifică și obligațiile speciale aplicabile. Regula nu stabilește automat durata tuturor datelor aplicației.
• Datele firmelor cliente după încetarea serviciului: regula stabilită de operator este o perioadă de 30 de zile calendaristice de la încetarea contractuală a abonamentului pentru solicitarea returnării sau exportului datelor. Încetarea contractuală trebuie diferențiată de o simplă expirare temporară a licenței. La final, datele urmează să fie returnate sau șterse conform alegerii și instrucțiunilor firmei cliente, cu excepția unei obligații legale aplicabile furnizorului. Regula necesită implementarea procedurii de export și eliminare; aplicația nu efectuează în prezent o ștergere automată la 30 de zile.
• Arhivarea firmei cliente: obligația de păstrare a documentelor contabile revine firmei în condițiile legii. Termenul contabil nu presupune automat păstrarea documentelor pe platforma BasicFact după încetarea serviciului. Firma trebuie să obțină și să păstreze propria arhivă; BasicFact nu substituie prin această politică un serviciu contractual de arhivare pe termen legal.
• Loguri și audit: termenele și procedurile de eliminare sau anonimizare trebuie confirmate separat. Regula de 30 de zile nu stabilește automat ștergerea istoricului de audit, a conturilor folosite pentru alte firme sau a documentelor contabile proprii ale furnizorului.
• Backup: copiile sunt realizate automat, zilnic. Potrivit operatorului, nu există un termen fix ori garantat de păstrare; copiile mai vechi sunt eliminate în funcție de spațiul disponibil pe server. Nu se garantează existența unui istoric sau disponibilitatea unei anumite versiuni. Locația copiilor și o limită maximă de retenție trebuie clarificate cu furnizorul; regula de 30 de zile din datele active nu poate fi prezentată ca termen de ștergere și din backup. Eliminarea în funcție de spațiu nu constituie singură o politică de retenție cu durată maximă definită.

Cererile de ștergere se analizează separat de documentele sau probele care trebuie păstrate. Datele care nu mai sunt necesare trebuie șterse ori anonimizate potrivit unei proceduri stabilite.

5. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, puteți solicita acces și copie, rectificare, ștergere, restricționare și portabilitate. Portabilitatea privește prelucrarea automată bazată pe consimțământ sau contract. Vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interes legitim pentru motive legate de situația particulară și oricând marketingului direct. Drepturile au limite legale; ștergerea nu anulează obligațiile de păstrare.

Scrieți la office@softxxi.ro, indicând cererea și datele necesare identificării contului sau operațiunii. Nu transmiteți parole sau tokenuri. Dacă există îndoieli rezonabile privind identitatea, se pot solicita numai informații suplimentare necesare verificării.

Răspunsul se oferă fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru complexitate sau număr de cereri, cu informare și motivare în prima lună. Cererile sunt de regulă gratuite; pentru cele vădit nefondate sau excesive se aplică excepțiile GDPR.

Pentru documentele unei firme cliente, vă puteți adresa firmei care le-a emis sau a introdus datele. Dacă primim cererea ca persoană împuternicită, asistăm operatorul potrivit obligațiilor și instrucțiunilor aplicabile.

Puteți depune plângere la ANSPDCP sau la autoritatea competentă din statul membru al reședinței obișnuite, locului de muncă ori presupusei încălcări. Puteți sesiza și instanțele competente. Contactarea noastră prealabilă nu este o condiție a plângerii.

6. Cookie-uri și stocare în browser

Aplicația folosește cookie-uri pentru autentificare, securitatea formularelor și sesiune. Autentificarea este configurată cu un interval de 8 ore, iar sesiunea cu 8 ore de inactivitate; persistența depinde și de „Ține-mă minte”, reautentificare și setările browserului. Stocarea de sesiune păstrează preferințe de afișare a meniului.

Aceste mecanisme servesc funcționării și securității. Blocarea lor poate împiedica utilizarea. Nu am identificat publicitate sau analiză de trafic în codul verificat. Instrumentele opționale introduse ulterior trebuie evaluate și activate numai după consimțământ când legea o cere, potrivit Legii nr. 506/2004.

7. Securitate și decizii automate

Codul include autentificare, verificări de acces pe societate, protecția formularelor, limitarea încercărilor și audit pentru operațiunile implementate. HTTPS este prevăzut pentru producție. Protecția efectivă depinde și de configurarea serverului și procedurile operatorului; nu promitem securitate absolută.

Copiile de siguranță sunt realizate automat, o dată pe zi. În cazul unui incident care impune restaurarea din backup, modificările efectuate după ultima copie recuperabilă pot fi pierdute. Nu este garantată recuperarea fiecărei modificări recente; intervalul de pierdere depinde de momentul și reușita ultimei copii și a restaurării. Această limitare nu înlătură obligațiile legale privind securitatea, integritatea și disponibilitatea datelor.

Nu am identificat profilare sau decizii exclusiv automate cu efecte juridice ori efecte similare semnificative în sensul art. 22 GDPR. Verificările de acces și licență și transmiterea documentelor sunt funcții operaționale ale serviciului.

8. Actualizări și cadrul legal

Politica trebuie revizuită când se schimbă prelucrările, furnizorii sau condițiile relevante, iar modificările importante comunicate adecvat. Data versiunii este indicată la început. Politica nu reprezintă o certificare a conformității serviciului.

Referințe: Regulamentul (UE) 2016/679, Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004 și Legea contabilității nr. 82/1991, în formele aplicabile.